Brieven aan de gemeente

Hoe kunt u het beste een brief aan de gemeente adresseren?

Brieven aan het college van B&W

Brieven die gericht zijn aan het College van burgemeester en wethouders worden in principe altijd geregistreerd. Deze brieven zijn daardoor altijd terug te vinden. De meeste brieven kunnen daarom het best als volgt worden geadresseerd :

Aan het College van Burgemeester en Wethouders
van de gemeente De Marne
Postbus 11
9965 ZG Leens

Dit betekent echter niet de de brieven direct naar B&W gaan. Ze gaan namelijk eerst naar een beleidsambtenaar die het college over de brief adviseert. U krijgt in principe altijd een ontvangstbevestiging van uw brief, met daarin een registratienummer waar u naar kunt verwijzen, en de naam en het telefoonnummer van de ambtenaar die uw brief in behandeling heeft.

Brieven aan de gemeenteraad

Een brief die gericht is aan de gemeenteraad wordt altijd geplaatst op de agenda van de (meestal eerstvolgende) gemeenteraadsvergadering (lijst ingekomen stukken). Daardoor is de brief automatisch openbaar. Als u dat niet wilt, verzoeken wij u dit in de brief te vermelden. Wanneer u een brief aan de raad wilt schrijven, luidt de adressering:

Aan de Gemeenteraad van De Marne
Postbus 11
9965 ZG Leens

U krijgt in principe altijd een ontvangstbevestiging van uw brief, met daarin een registratienummer waar u naar kunt verwijzen, en de naam en het telefoonnummer van de ambtenaar die uw brief in behandeling heeft, in dit geval de griffier.

Als u een brief aan zowel de gemeenteraad als het college wilt sturen met verder dezelfde inhoud, kunt u het beste hiervan 2 aparte brieven maken, omdat beide brieven elk volgens een andere procedure behandeld worden, dit als gevolg van het dualisme.

Als u brieven aan de gemeenteraadsfracties wilt sturen kunt u dit het beste doen naar het huisadres van de fractievoorzitters van de politieke partijen in onze gemeenteraad, niet naar het adres van de gemeente.

Verdere tips

• Heeft u over een bepaald onderwerp al contact gehad met een wethouder of ambtenaar, dan is het verstandig om zijn of haar naam in de brief te vermelden. Ook kunt u naar eventuele eerdere brieven verwijzen (brieven van de gemeente hebben meestal een registratienummer beginnend met het jaartal).
• Onderteken uw brieven duidelijk en vermeld uw adres, postcode, woonplaats en een telefoonnummer waarop u overdag te bereiken bent.
• Behandel één onderwerp per brief. Als in uw brief wordt gesproken over verschillende onderwerpen, bijv. een verstopt riool, een aanvraag voor een collectevergunning en een aanslag van de onroerende zaakbelasting, dan komen er al drie afdelingen van de gemeente aan te pas. Eén onderwerp per brief werkt het snelst.
• Aan verenigingen en stichtingen in de gemeente verzoeken wij bij het sturen van brieven zoveel mogelijk om het secretariaatsadres als afzender te gebruiken.
• Wanneer u een brief aan een wethouder of ambtenaar persoonlijk schrijft (dus met het woord persoonlijk op de envelop), wordt deze niet geregistreerd, waardoor er geen controle mogelijk is over wat er met de brief gebeurt. Echt persoonlijke post (dus niet voor de functionaris maar voor de persoon) kunt u beter aan iemands huisadres sturen. Maar meestal zal post aan bijv. een wethouder of ambtenaar niet persoonlijk bedoeld zijn.

Informatie over behandeling van e-mails vindt u op de pagina Contact met de gemeente.